¿Qué hacer si tengo un fraude en mi empresa?

El riesgo simplemente es la probabilidad que algo que nos afecte pueda pasar, la falta de orden y procesos dentro de la administración de toda empresa

Por: Sergio Sosa

A lo largo de su vida las empresas experimentan diferentes situaciones, dependiendo del giro de negocio. El nacimiento, crecimiento y madurez son etapas que conllevan un riesgo que puede afectar su continuidad. El riesgo de fraude, por ejemplo, se puede dar por varios factores y afectar a diferentes usuarios.

 

El riesgo simplemente es la probabilidad de que algo que nos afecte pueda pasar, la falta de orden y procesos dentro de la administración de toda empresa hacen más susceptible que este crezca. El fraude, entonces, es el resultado del riesgo que corrimos al no tener controles internos.

En Guatemala las normas contables aplicables son las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala en 2008. Es importante que todo administrador y contador tenga claras las bases contables de un estado financiero antes de caer en un error, pues estas se constituyen en las reglas del juego.

 

La aplicación errónea de NIIF en los estados financieros puede afectar significativamente los índices esenciales para la toma de decisiones; por ejemplo, pensemos que muchas veces los préstamos bancarios se otorgan con base en la liquidez de las empresas, y para poder otorgarlos se pide la presentación de estados financieros auditados.

 

Dos empresas con similares estados financieros pueden tener una variación significativa en los índices de liquidez, si por intención de la administración se registra un activo fijo como un activo corriente. Si yo como gerente general creo que pueden rechazarme un préstamo bancario por falta de liquidez, puedo solicitarle a mi contador que registre un activo fijo como activo de corto plazo argumentando que tengo la intención de venderlo. Obviamente, para  registrar dicha transacción debo tener las pruebas suficientes que la respalden, ya que de lo contrario estaré manipulando las cifras a mi conveniencia.

Para evitar este tipo de situaciones nosotros debemos orientarnos correctamente en las bases de las normas contables, para que no se tergiverse la realidad de la empresa y estar atentos a potenciales áreas de fraude que a nuestro juicio profesional puedan evitarse. Sin embargo, esta es solo una de varias situaciones de fraude que se pueden dar, lo que afecta, en este caso, a una entidad externa.

¿En qué me puede afectar?

Dentro de la administración de toda compañía se pueden realizar otros tipos de fraudes hacia la empresa, el más común es la malversación de activos como la apropiación de dinero, mobiliario o registro de cuentas por cobrar y pagas ficticias.  Caer en este tipo de fraudes es el resultado de una falta de control interno, que nos puede llevar a la siguiente interrogante: ¿cómo lo registro?

Todo fraude es una pérdida o desventaja cuantificable que nos llevará a afectar cifras en los estados financieros. Cuando es un fraude administrativo, normalmente se documentan los ajustes detectados con toda la documentación que generó dichas variaciones; a su vez, si el ajuste llega a poner en riesgo el supuesto de negocio en marcha se debe documentar en las notas a los estados financieros. Pero esto, ¿en qué me puede afectar?

 

Este supuesto establece que la compañía continúa en negocio por el futuro predecible, sin tener la intención o necesidad de liquidarla. Si mi compañía en este caso se ve afectada de forma significativa por un fraude, es mi obligación reportarlo para que los usuarios que lean los estados financieros no tengan una percepción engañosa de los mismos.

Las variaciones que se puedan dar en un estado financiero no necesariamente tienen que ser un indicio de fraude, muchas veces se dan por simple error humano. La pregunta es, entonces, ¿cómo puedo diferenciar estas dos situaciones? Es sencillo, la intención del acto separará estos dos términos, puesto que el fraude siempre buscará beneficiar a una o más personas.

Control interno eficiente

El fraude en la etapa de madurez de todas las empresas es más común de lo que solemos creer, el ocultarlo es un problema aun mayor que el propio fraude, por lo que como primera etapa toda empresa debería establecer un mecanismo de control interno eficiente para mitigar este riesgo. Una vez establecidos estos controles, se debe tener claro que siempre estaremos propensos a tener fraude dentro de la compañía, pero en una proporción que afecte menos la materialidad de las cifras.

 

Esta revelación no nos da una desventaja competitiva, al contrario, establece que se tienen controles eficientes que llevaron a la revelación de dicha situación, y que por ende se pudieron tomar las medidas pertinentes para erradicarla sin que afectara de forma significativa a la empresa.

 

Otro tipo de situación que es muy común en empresas medianas y pequeñas en Guatemala es la doble contabilidad o contabilidad deficiente por simple presentación fiscal. Es muy normal que todos los años cuando una empresa pequeña realiza su presentación de estados financieros a la entidad tributaria, distorsionen totalmente la realidad de la situación de la compañía.

En la actualidad no todas las empresas realizan conciliaciones bancarias cuando comienzan su contabilidad, lo que crea cuentas por cobrar y pagar irreales, simplemente por cumplir un requisito fiscal. Si yo en mi empresa me baso únicamente en la facturación para realizar mi contabilidad, nunca tendré claridad de la situación financiera de mi negocio.

La práctica de tener una contabilidad únicamente como requisito fiscal y no como una herramienta en la toma de decisiones conlleva un riesgo que puede afectar la continuidad de la empresa, es como firmar un cheque con los ojos cerrados, pues corro el riesgo de no firmar donde corresponde o, peor aún, firmarlo sin saber para qué se destinarán los fondos.

Una pérdida de valor

Un ejemplo claro fue la demanda de la Comisión del Mercado de Valores de Estados Unidos contra el grupo Volkswagen, en 2015, donde se estableció que dicho grupo había emitido declaraciones falsas y engañosas a sus inversores sobre la calidad de sus vehículos, su cumplimiento medioambiental y la situación financiera de la compañía. Esto no solo trajo una pérdida en el valor de la compañía que se vió reflejado en sus acciones, sino que también trajo implicaciones legales como demandas para la compañía, pero además para el presidente de la misma que tenía conocimiento del fraude.

No está fuera de lugar comparar un caso internacional con una empresa guatemalteca cuando se habla de fraude en la información financiera, pues siempre se ven usuarios afectados y problemas legales de por medio.  

En concreto, toda empresa siempre estará propensa a enfrentarse a diferentes tipos de fraude que pueden afectar la situación financiera. Lo importante es poder establecer medidas de control que logren minimizar dicho riego, y tener clara las bases contables para poder transmitir toda la información que sea necesaria para lograr la finalidad de los estados financieros, que es tomar decisiones en el ámbito de los negocios.  

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